Bewaarplicht administratie: hoe lang moet je je administratie bewaren als particulier?

Een klus die de meeste mensen laten liggen is je administratie uitspitten. De grote vraag is daarbij wat je nu wel en niet moet bewaren. En vooral: hoe lang precies moet je je administratie bewaren? Wat is de bewaarplicht van je administratie?

Met administratie bedoelen we papierwerk (loonstrookjes, bankafschriften) én digitale documenten, zoals je die via de Berichteninbox ontvangt.

Géén bewaarplicht administratie voor particulieren volgens de Belastingdienst

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht.

Het is wel erg verstandig om je privé administratie 5 jaar te bewaren, om eventuele naheffingen door de Belastingdienst te kunnen verifiëren en checken. Dan heb je bewijs. De Belastingdienst mag namelijk tot 5 jaar terug belasting navorderen.

Specifiek wil je de volgende administratie voor 5 jaar bewaren voor de Belastingdienst:

• Inkomstenbelasting aangiften en aanslagen
• Bankafschriften, creditcardafschriften en andere bewijzen van vermogen
• Bewijzen van beleggingen
• Bewijzen van schulden
• Facturen en bonnen die in de inkomstenbelasting zijn opgevoerd als aftrekposten, zoals giften, studiekosten, lijfrente, zorgkosten
• Belastingbrieven over toeslagen (huur, zorg, kinderopvang)
• Hypotheekgegevens (jaaropgave met betaalde hypotheekrente)
• Gemeentelijke heffingen (voor je WOZ-waarde)
• Loonstroken en inkomsten overige werkzaamheden.

Bewaar deze documenten per jaar in een ordner BELASTINGAANGIFTE. Bewaar digitale documenten op een lokale opslag (je pc of laptop) én in de cloud (Google Drive en Dropbox hebben gratis versies, OneDrive is gratis als onderdeel van je Office-abonnementen. Werk deze jaarlijks bij.

Zie hieronder welke delen uit je privé administratie je wel kunt ruimen, met praktische tips.

Bewaarplicht administratie voor zzp’ers en bedrijven

Ben je zzp’er of ondernemer? Dan is er een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.

• De bewaarplicht gaat in vanaf het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn, dus na afloop van een boekjaar doorgaans. De bewaarplicht van een leasecontract van 4 jaar gaat pas na afloop in.
• De bewaarplicht van 10 jaar geldt voor ontroerend goed, de Unieregeling of de Invoerregeling van het éénloketsysteem.
• De bewaarplicht van 7 jaar geldt voor de administratie, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek. Maak digitale kopieën van kassabonnen.
• Je kunt met de Belastingdienst ook afspraken maken over de overige gegevens, zoals bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa.

Je bewaart je administratie zodat je de opgegeven winst en omzet kunt bewijzen. Zonder een volledige administratie zal de Belastingdienst dit zelf doen, én de verschuldigde belasting berekenen. Je moet ook gegevens bewaren zoals e-mails, software en databestanden, agenda’s en afsprakenboeken, aantekeningen.

Privé administratie bewaren: wat is handig?

Je hebt als particulier géén bewaarplicht. Maar richting Belastingdienst is het wel erg handig als bewijs. Daarnaast is er administratie die je nodig hebt voor garantie. En er is administratie die je wilt volgen om de ontwikkeling te zien.

Levenslang bewaren als particulier

Je kunt grote problemen krijgen als je deze papieren niet meer beschikbaar hebt en die wel nodig hebt:

• Adoptiepapieren, geboortebewijs/geboorteakten.
• Trouwboekje, echtscheidingspapieren, samenlevingscontracten.
• Diploma’s en certificaten.
• Arbeidsovereenkomsten, getuigschriften.
• Jaaropgaven en salarisoverzichten.
• Huurcontracten
• Notariële stukken (akten zoals koopakten en overlijdensakten, testament, schenkingen)
• Pensioengegevens en overzichten, lijfrentepapieren (polis, uitbetalingen). Zie ook https://www.mijnpensioenoverzicht.nl/.
• Levensverzekeringspapieren. Begrafenisverzekeringpolis.
• Inentingen. Medisch dossier.

In originele vorm, dus op papier als het zo is aangeleverd, of digitaal en ongewijzigd. Idealiter maak je van alles ook een digitale kopie met een backup in de cloud. (net als van je geliefde foto’s).

Privé administratie 5 jaar bewaren

Niet verplicht, wel verstandig. Als bewijs bij naheffing door de Belastingdienst:

• Belastingaangifte en bijbehorende documentatie. Dus alle bewijzen van kapitaal, schuld, investeringen, beleggingen, aftrekposten, toeslagen, giften, inkomsten, leasecontracten.
• Bankafschriften. Zijn ook onderdeel van je belastingaangifte. Zijn digitaal te downloaden. Doe dit tussendoor, want banken laten je niet onbeperkt terugkijken.
• Loonstroken en uitkeringsstrookjes. Kunnen handig zijn om specifiekheden voor een belastingnaheffing op te zoeken.

Privé administratie 2 jaar bewaren

Rekeningen verjaren na twee jaar. Voor contracten, verzekeringen, leveringsovereenkomsten en abonnementen is het handig om die 2 jaar na beëindiging te bewaren indien de dienstverlenende partij extra kosten in rekening wilt brengen:

• Sportschool
• Kranten, magazines
• UWV-papieren
• Leveranciers van energie, water, internet (jaaroverzichten, contracten, rekeningen)
• Telefoon- en tv-abbonementen
• Verzekeringen (zorg, inboedel, rechtsbijstand etc) én ingediende verzekeringen

Bewaren gedurende de looptijd

Voor garantie of naslag.

• Aankoopbonnen (digitale kopie van maken) van je laminaat, verf, meubels etc.
• Garantiebewijzen
• Polisvoorwaarden – (kun je vaak dus jaarlijks weggooien bij vernieuwing)
• Servicecontracten
• Autopapieren

Wat kan ik nu wel weggooien?

Je privé administratie groeit dus jaarlijks in omvang. Je hebt meerdere ordners nodig, digitale kopieën en als je verstandig bent, ook een digitale backup. Jaarlijks je administratie bijwerken zorgt ervoor dat je grip houdt op de wildgroei en geen documenten onnodig jaren bewaard. Let hier op:

• Handleiding, aankoopbewijzen en garantiepapieren van apparaten die je niet meer hebt.
• Handleidingen van apparaten die je wel nog gebruikt, maar die je ook online kunt terugvinden. (magnetron, televisie, koelkast, wasmachine, stofzuiger)
• Handleidingen van apparaten waarvoor je echt geen handleiding nodig hebt. Zoals je staafmixer, rookoven of koptelefoon bijvoorbeeld.
• Aankoopbewijzen en garantiepapieren na verloop van de fabrieksgarantie én de wettelijke garantie (van een koelkast mag je volgens de Europese wetgeving verwachten dat ie langer dan de 2 jaar fabrieksgarantie meegaat).
• Verouderde contracten na 2 jaar.

Afrekeningen die je na 2 jaar kunt weggooien, kunnen nog interessant zijn voor je huishoudboekje. Hierin houdt je bij op papier (of tegenwoordig vooral in Excel) wat je inkomsten en uitgaven waren. Zo kun je zien hoe je gasprijs in de jaren is veranderd.